The Layout
Though it no longer happens all that regularly, when writing a letter to a friend or family, the layout is freestyle. But when writing a business letter, there are fixed standards. What are the types of business letters? You could be applying for a job, canceling a contract, requesting that the recipient take action, complaining, etc.
In order to be taken seriously, you need to take care when composing these letters. Though it is always more difficult to avoid errors with the actual content of the letter, the layout is easy to get right and will help project a professional image. Think of the layout as the clothes you wear to a job interview - a suit vs dirty sweatpants.
What is that layout? Here are the different components:
Letterhead / logo and address of the writer (excluding the name)
Name and address of the recipient
Any reference needed to identify the issue / parties / etc.
Date
The subject of the letter (if required)
Opening
Body of the letter
Closing
Signature
Name and job title of the writer
Enclosure (if additional documents are enclosed in the same envelope)
The language style
Here are a few tips when composing the body of your letter:
Be straightforward
Be brief, clear and concise
Use simple words
Use short, simple sentences
Avoid over-technical terms and jargon if you are not sure the recipient is familiar with the industry. For example, if you are applying for an IT job, remember that the HR person might not know anything about the specificities of C, C++ or any other languages, etc.
Avoid the passive form
Do not use contractions (e.g. it's)
Do not use abbreviations unless they are industry terms. For example, terms like "FYI", "lol", "2" (for "too" or "to") and "&" are not acceptable. However terms such as "CEO", "SQL", "HR", "UK", "B2B" and "SWOT" are acceptable abbreviations (in some cases people will no longer remember what the actual meaning of each letter is anymore).
Choose British English or American English and stick to whichever you choose throughout the whole document. For example, do not write "I have looked through the catalog that you sent and have decided on the colour blue." since "catalog" is American (instead of "catalogue") and "colour" is British (instead of "color"). You can actually set Word to correct your spelling based on which option you choose.
Opening and closing the letter
A lot of people do not necessarily know that you have to match the opening and the closing formula of a business letter. Here is how you do that:
Unknown recipient: Dear Sir, / Dear Madam, / Dear Sir or Madam, - Yours faithfully,
Known recipient: Dear Mr Smith,/ Dear Ms Smith,/ Dear John Smith, - Yours sincerely,
For a less formal closing to your letter, you can use the following:
Yours truly,
Kind regards,
Best regards,
Best wishes,
Useful phrases
Here are some useful phrases you might want to include in your letter:
Following our previous exchange, ...
Following our recent phone call, ...
I am writing to confirm ...
I am writing to inform you of ...
As per your request, please find ...
We apologise for any inconvenience caused.
Thank you for your patience
I look forward to hearing from you.
I look forward to receiving ...
Thank you in advance for your help on this matter.
Thank you in advance ...
Do not hesitate to contact me if you have any further questions.
Do not hesitate to contact me if you require any additional information.
I am enclosing ... (do not forget to add "enc." at the end of the letter)
PS.
Here are some useful linking words and phrases:
However
On the other hand
Though
Although
Moreover
In addition to
Additionally
Furthermore
Added to this
In conclusion
To conclude
As a conclusion
First .... Second... Next... Last / Lastly / Finally...
Initially
At first
On the one hand... On the other hand....
Meanwhile
Consequently
As a result of
As a consequence
Subsequently
Thus
Therefore
Accordingly
Because of
For example
Either... or
Neither... nor
La mise en page
Bien que cela ne se produise plus très souvent de nos jours, lorsque vous écrivez une lettre à un ami ou à un membre de la famille, la mise en page est libre. Cependant lors de la rédaction d'une lettre officielle - lettre de motivation, annulation d'un contrat, lettre pour porter plainte, etc. - il existe des normes. Bien qu'il soit toujours plus difficile d'éviter les erreurs avec le contenu de la lettre, respecter la mise en page est facile et aidera à projeter une image professionnelle.
Voici les différents composants cette mise en page :
Logo et adresse de l'expéditeur (pas le nom ou le role)
Nom et adresse du destinataire
Toute référence nécessaire pour identifier le problème / les pièces / etc. (ex: numéro client)
Date
L'objet (si nécessaire)
L'intro
Le corps de la lettre
La conclusion
La signature
Nom et poste de l'expéditeur
"Enc." qui signifie que d'autres document se trouve dans l'enveloppe
Le style de langue
Voici quelques conseils pour composer le corps de votre lettre:
Soyez direct
Soyez bref, clair et concis
Utilisez des mots simples
Utilisez des phrases courtes et simples
Évitez les termes trop techniques et le jargon si vous n'êtes pas sûr que le destinataire soit familier avec l'industrie. Par exemple, si vous postulez pour un emploi informatique, rappelez-vous que la personne peut ne rien savoir des spécificités des différents langages, etc.
Évitez la forme passive
N'utilisez pas de contractions (ex : « it’s »)
N'utilisez pas d'abréviations à moins qu'il ne s'agisse de termes industriels. Par exemple, des termes tels que «FYI», «lol», «2» (pour «too» ou «to») et «&» ne sont pas acceptables. Cependant, des termes tels que «CEO», «SQL», «HR», «UK», «B2B» et «SWOT» sont des abréviations acceptables (dans certains cas, les gens ne se souviendront même plus de la signification réelle de chaque lettre de toute façon).
Choisissez l'anglais britannique ou l'anglais américain et respectez celui que vous choisissez tout au long du document. Par exemple, n'écrivez pas «I have looked through the catalog that you sent and have decided on the colour blue» (J'ai parcouru le catalogue que vous avez envoyé et j'ai choisi la couleur bleue) puisque «catalog» est américain («catalogue» en britannique) et «colour» est britannique («color» en américain). Pour vous aider, vous pouvez configurer Word pour corriger votre orthographe en fonction de la version que vous avez choisie.
Les formules de politesse
Beaucoup de gens – même ceux dont c’est la langue maternelle – ne savent pas qu’il faut respecter une certaine combinaison pour les formules de politesse d’une lettre :
Pour un destinataire inconnu (Dear Sir, / Dear Madam, / Dear Sir or Madam,) on conclue avec «Yours faithfully,»
Pour un destinataire dont on connait le nom (Dear Mr Smith,/ Dear Ms Smith,/ Dear John Smith,) on conclue avec «Yours sincerely,»
Pour des lettres moins formelles ou un email, vous pouvez utiliser l’une de ces formules :
Yours truly,
Kind regards,
Best regards,
Best wishes,
Phrases utiles
Voici quelques phrases utiles que vous pouvez inclure dans votre lettre :
Following our previous exchange, ... (Suite à notre précédent échange)
Following our recent phone call, ... (Suite à notre récente conversation téléphonique)
I am writing to confirm ... (Je vous contacte pour confirmer)
I am writing to inform you of ... (Je vous contacte pour vous informer)
As per your request, please find ... (Suite à votre demande, voici)
We apologise for any inconvenience caused. (Nous nous excusons pour tout désagrément causé)
Thank you for your patience (Merci pour votre patience)
I look forward to hearing from you. (Dans l'attente de votre réponse)
I look forward to receiving ... (Je me réjoius de recevoir)
Thank you in advance for your help on this matter. (Merci d'avance pour votre aide)
Thank you in advance ... (Merci d'avance)
Do not hesitate to contact me if you have any further questions. (N'hésitez pas à me contacter si vous avez d'autres questions)
Do not hesitate to contact me if you require any additional information. (N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'informations complémentaires)
I am enclosing ... (Je joins ... - n'oubliez pas d'ajouter «enc.» à la fin de la lettre)
PS.
Voici quelques mots et phrases de liaison qui peuvent être utiles :
However (Pourtant)
On the other hand (D'autre part)
Though (Mais)
Although (Même si)
Moreover (En outre)
In addition to (En plus de)
Additionally (Aditionellement)
Furthermore (Par ailleurs)
Added to this (En plus de cela)
In conclusion (En conclusion)
To conclude (En conclusion)
As a conclusion (Pour conclure)
First .... Second... Next... Last / Lastly / Finally... (Premièrement, deuxièmement, en suite, finalement)
Initially (Initialement)
At first (Initialement)
On the one hand... On the other hand.... (D'un côté ... De l'autre ...)
Meanwhile (Pendant ce temps)
Consequently (En conséquence)
As a result of (En conséquence)
As a consequence (En conséquence)
Subsequently (Ensuite)
Thus (Ainsi)
Therefore (Par conséquent)
Accordingly (Par conséquent)
Because of (A cause de)
For example (Par example)
Either... or (Soit ... soit)
Neither... nor (Ni ... ni)